FAQ – Często zadawane pytania
Rozliczenia
1) Jakie opisy należy stosować na dowodach księgowych?
Faktury/rachunki i inne dokumenty księgowe, zgodne z wewnętrznymi procedurami Caritas Diecezjalnej należy opisać formułą „Wydatek sfinansowano ze środków Caritas Polska w ramach programu „100 projektów na 100-lecie Odzyskania Niepodległości Polski”.
2) Czy w związku z powstałymi oszczędnościami w poszczególnych pozycjach budżetowych można dokonać przesunięć między poszczególnymi pozycjami budżetowymi?
Zgodnie z Regulaminem Konkursu, Artykuł 9, pkt 2 – „Grant otrzymany w ramach konkursu na realizacje projektu może być wykorzystany zgodnie z załączonym do wniosku budżetem. Zmiany w budżecie wymagają aneksu do umowy” zmiany w budżecie wymagają zgody Caritas Polska i aneksowania umowy.
Biorąc pod uwagę rozliczenia Caritas Diecezjalnych, Caritas Polska wyraża zgodę na dokonanie przesunięć budżetowych bez pisemnej zgody Caritas Polska w określonych przypadkach przedstawionych poniżej.
Przesunięcie środków wynikających z oszczędności w danej pozycji budżetowej na inną pozycje kosztów bezpośrednich zwiększając wartość tej pozycji nie więcej niż o 10% jej pierwotnej wartości w budżecie. Przesunięcie nie może dotyczyć zwiększenia kosztów wynagrodzenia osób realizujących zadania. Przesunięcia budżetowe nie mogą zmieniać wartości całego projektu oraz nie dotyczą kosztów pośrednich. Przesunięcie może być dokonane jedynie przy wykonaniu 100% zadań merytorycznych założonych w projekcie.
3) Czy Koszty pośrednie musza być udokumentowane?
Zgodnie z Regulaminem Konkursu, Artykuł 3, pkt 3 – „5% przyznanej kwoty może stanowić koszty pośrednie projektu, wypłacane w formie ryczałtu”. Koszty pośrednie rozliczane są w formie ryczałtu. Nie ma konieczności dokumentowania ich dowodami księgowymi, a jedynie do Sprawozdania finansowego wpisywana jest kwota sumaryczna kosztów pośrednich zgodna z budżetem.
4) Czy do rozliczenia należy dołączyć faktury, rachunki, dowody księgowe?
Zgodnie z Regulaminem Konkursu, Artykuł 9, pkt 3 –„Sprawozdanie merytoryczne i finansowe stanowi Załącznik nr 3 i 3a. W załączeniu należy przedstawić notę księgową wraz z wydrukiem systemu księgowego z konta projektu.” Rozliczenie składa się z Zestawienia wydatków (Sprawozdanie finansowe), nota księgowa oraz wydruk z systemu księgowego. Caritas Polska w zakresie działań kontrolnych może poprosić o przedstawienie wskazanych dowodów księgowych w formie scanu. Do rozliczania nie należy dołączać kopi faktur, rachunków itp.
5) Jak należy dokumentować udzielone wsparcie w projektach w ramach „100 na 100”?
Wsparcie merytoryczne należy dokumentować zgodnie z przyjętymi ogólnie zasadami w innych projektach: program, plan zajęć, warsztatów; udział w zajęciach, warsztatach, wyjazdach spotkaniach, gdzie znana jest lista uczestników potwierdzana powinna być listą obecności. Natomiast imprezy otwarte dla lokalnej społeczności można dokumentować krótka notatką (może to być artykuł na stronę WWW lub do innej publikacji medialnej) w której nastąpi podsumowanie danej imprezy.
Na podstawie tej dokumentacji należy sporządzić sprawozdanie merytoryczne, które należy złożyć do Caritas Polska, zgodnie z umową. W związku z RODO do Caritas Polska nie należy przesyłać danych osobowych uczestników projektów. Dane te są do wglądu w siedzibie Caritas Diecezjalnej.
Wnioski
1) Ile wynosić mogą koszty pośrednie?
Zakładając, że budżet projektu wynosi 20 000,00 zł , koszty pośrednie mogą wynieść max. 1000,00 zł.
2) Czy w budżecie należy uwzględniać kategorie kosztów pośrednich?
W budżecie wpisujemy tylko kwotę kosztów pośrednich nie przekraczającą 5% całej kwoty grantu.
3) Czy można przekroczyć określoną liczbę znaków we wniosku o dofinansowanie projektów?
Liczba znaków nie podlega ocenie formalnej i merytorycznej. Organizator prosi, aby opisy w projekcie były zwięzłe, a informacje nie powtarzały się.
4) Czy WTZ może złożyć wniosek o dofinansowanie projekt?
Wnioskodawcą może być Caritas Diecezjalna. WTZ może być Inicjatorem projektu, podopieczni WTZ mogą być uczestnikami projektu, ale wniosek złożony powinien być za pośrednictwem Caritas Diecezjalnej i CD będzie odpowiedzialna za rozliczenie grantu.
5) Czy projekt może uwzględniać koszty zakupu sprzętu?
Budżet projektu może uwzględniać koszty zakupu sprzętu niezbędnego do realizacji projektu. Przykładowo, jeśli projekt dotyczy edukacji historycznej mieszkańców Domu Matki i Dziecka, poprzez odwiedzanie lokalnych miejsc pamięci w formie wycieczek rowerowych kosztem projektu może być zakup rowerów.
6) Czy projekt może uwzględniać koszty osobowe?
Projekt może zawierać koszty osobowe w zakresie administracji w ramach kosztów pośrednich. Koszty osobowe osób merytorycznych mogą być uwzględnione jedynie w zakresie niezbędnym do realizacji działań bezpośrednich, np. osoby prowadzące zajęcia, trenerzy, przewodnicy itp.
7) Czy Harmonogram projektu dotyczy działań, czy finansów?
Skorygowany dokument Budżet Harmonogram został zamieszczony w załącznikach na stronie www 100na100.caritas.pl
Załącznik zawiera Harmonogram działań w projekcie, gdzie należy Krzyżykami zaznaczyć w których miesiącach realizowane będą poszczególne działania w projekcie.
8) Jakie dokumenty należy zeskanować?
Organizator prosi o przesłanie scanu (w jednym dokumencie) podpisanego wniosku, budżetu, harmonogramu oraz Oświadczenia o zgodzie na przetwarzanie danych.
9) Kogo dotyczy Oświadczenie o przetwarzaniu danych osobowych?
Oświadczenie dotyczy osoby wskazanej do kontaktu w imieniu Wnioskodawcy. Oświadczenia nie musi składać Dyrektor Caritas Diecezjalnej.
10) Czy tytuł projektu powinien zawierać szczegółowe informacje o projekcie?
Tytuł projektu powinien być krótki, hasłowy, dający możliwość wykorzystania w promocji i komunikacji.
11) Czy działania w projekcie należy opisywać szczegółowo?
Ważne, aby działania w projekcie były określone ilościowe (np. 2 spotkania integracyjne po 3 godziny dla 30 seniorów).
12) Czy w projekcie wymagany jest wkład własny?
Wkład własny nie jest wymagany i nie podlega ocenie.
Do pobrania: